亚洲文明对话大会的与会人员众多、内容形式丰富、活动持续时间长，做好食、住、行、场地、活动、安全、医疗等方方面面的服务保障工作并非易事。就与会人员来看，亚洲47个国家以及域外的其他国家政府官员和文化、教育、影视、智库、媒体、旅游等领域的代表就有2000余人，大会注册记者也有2900余人（含境外媒体记者380余人）。
亚洲文明对话大会是汇聚亚洲文明、凝聚亚洲共识的宽广平台，是亚洲文化大交流、人民大联欢的人文盛事，是激发文化共鸣点、维护文明多样性的文明盛会。为打造一流的会议环境，中共中央宣传部、外交部、文化和旅游部、北京市等共同组成的筹委会为此进行了多方位、全面的周密部署。
据悉，亚洲文明对话大会期间，来自北京语言大学、师范大学、地质大学等39所高校和首钢集团、金隅集团等12家企业的3700名志愿者在281个岗位上提供志愿服务。服务内容涉及会务、礼宾、翻译、新闻宣传、交通保障、治安保障、活动保障等七大类，服务区域涉及国家会议中心、国家体育场、全国农业展览馆、奥林匹克中心区等七大区域。
3700名志愿者中有2700名做过“一带一路”高峰论坛的志愿者，经验丰富，其余1000名则为专项招募的亚洲文化嘉年华及巡游、美食节活动志愿者。虽然服务地点分散、跨岗位众多，但这些志愿者充分发挥各自的特长，在各自的岗位用自信的微笑和专业的服务传播中华文明理念，展现中国青年一代的精神面貌。
此外，筹委会方面还出色地解决了筹备大会用车、嘉年华群众演员组织排练、境外巡游表演团队邀请、美食节主场地规划、媒体和网络等一系列高难度问题，从而保障了大会有质、有序地进行。会议的成功举办，与筹委会卓越的组织能力、志愿者的默默付出、北京市民的主人翁意识等，无疑都是分不开的。
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